Hyvä hallinto ja ihmisoikeudet
Hyvien hallintokäytäntöjen varmistaminen kaikilla organisaation tasoilla on keskeinen osa vastuullisuustyötämme. Eettiset toimintaohjeemme (Code of Conduct) määrittelee yhteiset periaatteet vastuulliselle liiketoiminnalle.
Hallintomalli
ESL Shippingin ylin päätöksentekoelin on yhtiön hallitus. Aspo-konsernin toimitusjohtajan johtama hallitus tukee yhtiön operatiivista johtoa liiketoiminnan kehittämisessä ja strategisessa päätöksenteossa. Hallituksen ja johtoryhmän ajantasainen kokoonpano on saatavilla yhtiön verkkosivuilla.
Konsernin vastuullisuustyötä johtaa toimitusjohtaja konsernin vastuullisuuspolitiikan mukaisesti. Johtoryhmän jäsenille on määritelty selkeät vastuualueet vastuullisuuskysymyksissä: Kirsi Ylärinne vastaa ympäristöasioista, Mikko Rausti sosiaalisesta vastuusta ja Erkka Repo hallintotapaan liittyvistä teemoista.
ESL Shipping osallistuu aktiivisesti alan yhteistyöhön ja vastuullisen merenkulun kehittämiseen. Toimitusjohtaja Mikki Koskinen toimii Euroopan varustamojen kattojärjestö ECSA:n puheenjohtajana sekä Suomen Varustamot ry:n hallituksen jäsenenä. Frida Rowland puolestaan toimii Ruotsin Varustamoyhdistyksen Svensk Sjöfartin hallituksen jäsenenä.
Korruption ja lahjonnan torjunta
ESL Shippingillä on tiukka nollatoleranssi lahjontaa ja korruptiota kohtaan. Aluksemme ovat kansainvälisessä liikenteessä ja vierailevat ajoittain myös maissa, joissa korruption riski on tavanomaista korkeampi. Tästä huolimatta emme hyväksy missään muodossa korruptiota tai lahjontaa, ja toimintamme perustuu selkeisiin eettisiin periaatteisiin.
Eettiset ohjeemme ja siihen liittyvä koulutus auttavat henkilöstöämme tunnistamaan epäeettisiä toimintatapoja sekä toimimaan oikein erilaisissa riskitilanteissa. Tavoitteena on varmistaa, että jokainen työntekijä tuntee vastuunsa ja osaa puuttua mahdollisiin väärinkäytöksiin.
ESL Shipping on Maritime Anti-Corruption Networkin (MACN) jäsen. Verkosto yhdistää yli 180 varustamoa ja muuta toimijaa yhteiseen työhön korruption kitkemiseksi merenkulusta. Osallistumalla aktiivisesti alan yhteistyöhön vahvistamme vastuullisia toimintatapoja koko meriklusterissa.
Vaikka toimintamme painottuu pääasiassa Pohjois-Eurooppaan, tunnistamme korruptio-, lahjonta- ja turvallisuusriskit alueilla, joilla aluksemme ajoittain käyvät. Näiden riskien hallitsemiseksi turvallisuusorganisaatiomme toteuttaa kattavia riskinarviointeja hyödyntäen useita tietolähteitä, mukaan lukien MACN:n aineistoja. Aluksille toimitetaan ennakolta ohjeita, tilannetietoa ja toimintamalleja, joiden avulla mahdollisia riskejä voidaan hallita tehokkaasti ja turvallisesti.
Kyberturvallisuus ja IT-riskien hallinta
Yhteiskunnan riippuvuus toimivista IT-järjestelmistä kasvaa jatkuvasti, minkä vuoksi kriittisten järjestelmien suojaaminen erilaisilta kyberuhilta on entistä tärkeämpää. Konserni on investoinut merkittävästi nykyaikaisiin ja tehokkaisiin ratkaisuihin IT- ja operatiivisen teknologian ympäristöjen suojaamiseksi.
IT-riskejä arvioidaan vuosittain alan parhaisiin käytäntöihin perustuvien viitekehysten avulla, ja ne on integroitu osaksi konsernin riskienhallintaa. Tietoturvan kehittämisen tiekartta sisältää kypsyystasoarvioinnin, puuteanalyysin sekä investointisuunnitelman kyberturvallisuuden kehittämiseksi.
Henkilöstölle tarjotaan pakolliset kyberturvallisuusohjeet intranetissä, ja ne on sisällytetty myös turvallisuusjohtamisjärjestelmään. Lisäksi henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti kyberturvallisuuteen liittyvissä asioissa. Luottamuksellisten tietojen tietoturvaloukkauksia varten on määritelty menettelytavat, joiden mukaisesti tapaukset raportoidaan toimivaltaisille viranomaisille sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Pääsy järjestelmiimme on rajattu valtuutetuille käyttäjille useiden teknisten ja hallinnollisten suojaustoimenpiteiden avulla. Kolmansien osapuolten palveluntarjoajien pääsyä IT-järjestelmiin valvotaan tarkasti, ja niiltä edellytetään salassapitosopimusten allekirjoittamista. Osana konsernin auditointiohjelmaa myös IT-valvontaprosessit auditoidaan vuosittain.
ESL Shipping osallistui aktiivisesti Huoltovarmuuskeskuksen järjestämiin kansallisiin kyberturvallisuusharjoituksiin vuosina 2022 ja 2023.
Henkilötietojen käsittely
ESL Shipping kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen sopimusten toteuttamiseksi ja työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi. Verkkosivustomme tietosuojaselosteessa ja evästekäytännössä kuvataan, miten käsittelemme verkkosivujen kävijöiden henkilötietoja. Noudatamme tarkasti EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), ja henkilöstöllemme tarjotaan pakollista GDPR-koulutusta.
Käsittelemme työntekijöiden henkilötietoja henkilötietojen tietosuojakäytäntömme sekä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti työnantajavelvoitteiden täyttämiseksi. Henkilöstötietojen säilytysajat perustuvat niihin paikallisiin lainsäädännöllisiin vaatimuksiin, joita toimintamaissamme sovelletaan.
Kun henkilötietoja jaetaan yhtiön ulkopuolisille palveluntarjoajille, edellytämme henkilötietojen käsittelysopimuksen (Data Processing Agreement, DPA) laatimista ennen tietojen luovuttamista.
Epäillyn väärinkäytöksen ilmoittaminen
Jos epäillään lain, eettisten ohjeiden tai muiden ESL Shippingin ohjeiden vastaista toimintaa, asia tulee ottaa esille ja ilmoittaa asianmukaisesti. ESL Shipping edistää avointa keskustelukulttuuria, jossa kaikkia kannustetaan tuomaan näkemyksensä ja huolensa esiin. Henkilöstön odotetaan ilmoittavan havainnoistaan tai epäilyksistään, jotka liittyvät lakien, eettisten periaatteiden tai muiden yhtiön ohjeiden vastaiseen toimintaan.
Emme hyväksy minkäänlaisia vastatoimia henkilöitä kohtaan, jotka vilpittömässä mielessä ilmoittavat epäillystä väärinkäytöksestä tai osallistuvat sellaisen selvittämiseen.
Ilmoituksen voi tehdä omalle esihenkilölle, suoraan toimitusjohtajalle, emoyhtiö Aspon lakiasiainosastolle, henkilöstöosastolle tai sisäisen tarkastuksen edustajalle. Lisäksi ESL Shippingin aluksilla on merityöyleissopimuksen (Maritime Labour Convention, MLC) mukainen menettely, jonka kautta merihenkilöstö voi tehdä ilmoituksen merityöyleissopimuksen epäillystä rikkomisesta.
Näiden ilmoituskanavien lisäksi epäillystä väärinkäytöksestä voi ilmoittaa ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpitämän whistleblowing-järjestelmän kautta. Järjestelmä mahdollistaa täysin anonyymin ilmoittamisen henkilöille, jotka haluavat ilmoittaa vaatimustenmukaisuusvaatimusten vastaisesta toiminnasta. Linkki whistleblowing-järjestelmään löytyy kaikkien konserniyhtiöiden verkkosivuilta.
Palvelu toimii erillään konsernin IT-ympäristöstä, eikä se tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joiden perusteella ilmoituksen tekijä voitaisiin tunnistaa. Ilmoitukset salataan, ja niiden sisältö on luettavissa vain siihen nimetylle vastaanottajaryhmälle. Myöskään järjestelmän palveluntarjoaja ei voi purkaa viestien salausta tai lukea niiden sisältöä.
Vastuullinen arvoketju
ESL Shipping tekee yhteistyötä laajan toimittajaverkoston kanssa, johon kuuluu niin telakoita, polttoainetoimittajia kuin pienempiä palveluntarjoajia. Yhteistyökumppaneiden tunteminen on olennainen osa vaatimustenmukaisuuden varmistamista. Tarkistamme kaikkien liikekumppaneidemme pakoteriskit ja taloudellisen tilanteen nykyaikaisten työkalujen avulla. Uutta liiketoimintaa ei käynnistetä ennen kuin mahdolliset pakoteriskit on arvioitu huolellisesti.
Lisäksi seuraamme aktiivisesti nykyisten liikekumppaneidemme pakoteriskejä, sillä pakotesääntely kehittyy jatkuvasti ja uusia riskejä voi syntyä lyhyelläkin varoitusajalla.
Compliance-käsikirjamme määrittelee selkeät rahalliset hyväksymisrajat sekä henkilöstölle että johtoryhmän jäsenille. Kaikki taloudelliset transaktiot edellyttävät lisäksi kahden henkilön hyväksyntää.
Toimittajien eettiset toimintaperiaatteet
Yksi tärkeimmistä keinoista ehkäistä korruptiota ja lahjontaa on toimitusketjun vastuullinen hallinta. Tämän varmistamiseksi ESL Shippingilla on oma toimittajien eettinen toimintaohje (Supplier Code of Conduct), jonka noudattamista edellytetään kaikilta toimittajilta.
Merkittävä osa ESL Shippingin yhteistyökumppaneista on suuria kansainvälisiä yrityksiä, joiden kanssa yhteistyö on monissa tapauksissa jatkunut pitkään. Useilla kumppaneillamme on myös omat vakiintuneet toimintamallinsa toimitusketjujen vastuulliseen hallintaan.